Cómo todo, antes de ponernos manos a la obra y embarcarnos en un proyecto a la locura, tenemos que tener bien definido a quien va a ir dirigido nuestro proyecto, por así decirlo, a quién tenemos que venderle nuestro proyecto para que les resulte atractivo. Estas personas son los Stakeholders, interesados, ya sean externos o internos, los cuales tenemos que ofrecerle nuestro proyecto y para ello debemos saber que es lo que le interesa y lo que no. Una vez tengamos definidos quienes son estos interesados o Stakeholders podremos empezar con nuestra segunda misión, captar su atención sobre nuestro proyecto, podremos enfocar nuestras campañas y nuestras comunicaciones hacia ellos para que no haya confusiones y lo puedan captar de una manera clara y sin malentendidos.
Para ello tenemos que empezar con una buena planificación en la gestión de las comunicaciones.
Esta gestión de comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información sean oportunos y adecuados para nuestros Stakeholders.
Estas comunicaciones suelen ser la que realizan los directores de proyecto para crear una estrecha relación con los interesados del mismo y así poder ir desarrollando una comunicación eficaz, la cual cree un puente entre los diferentes interesados de nuestro proyecto dado que sus diferentes antecedentes culturales y organizacionales o sus diferentes niveles de experiencia o perespectivas e intereses impactarán en la ejecución o resultado de nuestro proyecto.
Crear una buena planificación de la gestión de las comunicaciones conlleva un estudio bastante intenso y unos procesos los cuales debemos seguir para que esta gestiñon sea eficaz y no nos dejemos nada en el camino que pueda alterar el resultado final esperado.
Estos procesos son:
- Planificar la gestión de las comunicaciones: Desarrollar un enfoque y un plan adecuado para las comunicaciones del proyecto.
- Gestionar las comunicaciones: Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la informaciñon del proyecto.
- Controlar las comunicaciones: Monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para poder comprobar que han sido satisfactorias y que han afectado positivamente en nuestros interesados y en sus necesidades.
Debemos combinar estos procesos correctamente para que nuestro proyecto pueda salir adelante.
Muchos son los autores que dan las pautas para una buena identificación de Stakeholders, todas ellas, tras haberlas leído rigurosamente, me parecen muy correctas y son válidas para la correcta identificación de los interesados. Aun así, antes de todo quiero compartir un enfoque distinto.
Desde mi punto de vista, cuando creamos un proyecto, en concreto un emprendimiento, en numerosas ocasiones son proyectos los cuales son necesidades que han ido surgiendo en esta vida y las cuales sabemos de antemano quien puede ser el cliente potencial, lo que quiero decir con esto, es que la parte del Stakeholder cliente ya lo tenemos identificado o tenemos una idea bastante clara, con lo cual tenemos la mitad del trabajo ya realizada.
Aun leyendo a todos los autores que ofrecen distintas maneras de identificación de Stakeholders y después de esta pequeña reflexión que he compartido en el parrafo anterior, he de decir que siempre me he decantado por José Andrés Ocaña y sus pasos para la identificación de los Stakeholders los cuales mencionaré a continuación.
De acuerdo con José Andrés Ocaña, los pasos para identificar los Stakeholders son los siguientes:
- Desarrollar una lista de Stakeholders que aporten recursos, conocimientos o simplemente puedan reaccionar positiva o negativamente ante el proyecto.
- Identificar el papel de cada Stakeholder, por un lado patrocinadores, equipo, etc… Por otro lado toma de decisiones, pone recursos, aporta experiencia.
- Identificar el impacto que el proyecto tendrá para los diferentes Stakeholders, beneficios o perjuicios, conflicto por intereses.
- Identificar el interes, por ejemplo, positivo:1, negativo: -1, neutral:0.
- Valorar su influencia en el éxito del proyecto, por ejemplo, de 0 a 5 según el grado deinfluencia.
- Identificar las relaciones entre los Stakeholders, utilizando por ejemplo un diagrama de Venn.
- Identificar el objetivo/necesidad de cada Stakeholder.
- Establecer el orden de prioridad.
- Establecer la estrategia para asegurar el objetivo del Stakeholder.Estos son los procesos, los cuales Ocaña describe para poder realizar una correcta identificación de los Stakeholders y a la vez ir clasificandolos según el interés que tenga cada uno. Además, para saber el poder que tiene cada uno, Ocaña ofrece un mapa estratégico de fuentes de poder e indicadores en el que podemos encontrar las diferentes fuentes de poder identificadas alineadas con sus correspondientes indicadores de poder, diferenciando si estos se corresponden con indicadores internos de nuestra propia organización o si, por el contrario, son indicadores propios de los grupos de interés externos a la organización.
Hasta aquí, la identificación de los Stakeholders y con ello la primera parte de este artículo. En el próximo artículo vamos a ver como gestionar correctamente las expectativas de estos stakeholders respecto a nuestro proyecto.
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